Günde kaç e-posta alıyorsunuz? 50? 100? Belki 200.

Günümüzde ofis çalışanlarının günlük iş rutinlerinin büyük bölümünü aldıkları e-postaları okumak ve yanıtlamak oluşturuyor. Günde 150 e-posta alan bir çalışanın bunları sadece okumak için yaklaşık 3 saat ayırması gerekiyor.

Bu kadar yoğun yazışma trafiğinin tek dezavantajı sadece yarattığı iş yoğunluğu değil. Yazar ve konuşmacı Linda Stone’un Huffington Post’taki yazısına göre %80’imiz e-posta okurken ve yazarken nefesimizi tutuyor veya yüzeysel nefes alıyoruz. Bu durum literatürde e-posta apnesi olarak geçiyor. Aldığımız mesajı okumak veya yeni mesaj yazmak için bilgisayara veya telefona fazla yaklaşmamız nedeniyle bu durum ortaya çıkıyor, bu da uzun vadede strese bağlı sağlık sorunlarına yol açıyor.

Ofis ortamında çalışıyorsak e-postalar her zaman hayatımızda olacak, bundan kaçış yok. Ama bir kaç ipucunu uygulayarak sayılarını, dolayısıyla da olumsuz etkilerini azaltabiliriz.

1# Doğru kanalı tercih edin

Ne kadar az e-posta gönderirseniz o kadar az alırsınız. O nedenle gönderdiğiniz e-posta sayısını azaltın. Bunun için de mesajlarınızı farklı kanallarla iletme seçeneğini mutlaka değerlendirin.

İleteceğiniz her mesaj öncesinde kendinize şu soruyu sorun: Mesajımı iletmem için en doğru kanal ne? Örneğin bir toplantı planlayacaksanız e-posta ile iletişime geçmenizi önermiyorum. Böyle bir planlamada gereksiz yazışma trafiği yaratmamak için telefon veya yüz yüze görüşme en doğru tercih olacaktır.

2# Konu satırını etkili hazırlayın

E-postanızın konu kısmında yazma amacınızı net olarak belirtin. Eğer bir konuda bilgi istiyorsanız, diyelim ki hazırladığınız bir rapor için veri istiyorsunuz, konu kısmında bunu net olarak belirtin. “X raporu hakkında” gibi genel bir ifade kullanmak yerine karşı taraftan X raporu ile ilgili tam olarak ne beklediğinizi belirtin: “X raporunda kullanacağımız satış verileri”

Hatta konu kısmında soru cümlesi kullanmanız mesajınızı alan kişiyi soruyu yanıtlamaya yönlendireceği için daha da etkili olacaktır: “X raporunda kullanacağımız satış verilerini gönderir misiniz?”

3# Eyleme yönelik metin yazın

E-postanın giriş bölümünde bu metni yazmanızı hazırlayan şartlar, olayın geçmişi gibi detaylara yer vermeyin. Doğrudan yazma amacınızı ve karşı taraftan beklentinizi belirtin. Yazının devamında biraz daha detaya girebilirsiniz ama bunu yaparken de uzun cümleler ve paragraflarla ilerlemeyin. Karşı tarafın konuyla ilgili bilmesi gereken detayları kısa, özet cümleler halinde ve madde madde yazın.

Etkin e-posta yönetimini kurum olarak gündeme almak ve tüm çalışanları içerecek bir proje şeklinde uygulamak tabi ki etkinliği arttırır. Ama şirketinizin böyle bir planı yoksa bile kişisel olarak bu maddeleri uygulayarak e-posta trafiğinizi azaltabilir ve mesajlarınıza daha hızlı yanıt alabilirsiniz.

Müge Arslan